Os processos de registo de informação na administração pública: a qualidade da informação na formulação e na tomada de decisão

Abstract

A Sociedade da Informação e os Sistemas de Informação fazem parte do quotidiano de cidadãos e administrações. Nem damos por eles. Nas Administrações Públicas os Processos de Registar Informação multiplicam-se mesmo nas áreas mais próximas do cidadão: Administração Fiscal, Segurança Social, Saúde, Educação, Justiça. É claro que os processos de registo são muito críticos. Mas quando se pergunta "Onde estão as questões críticas nos Processos de Registo?" surge uma multiplicidade de situações que se interligam e confundem. Tentámos criar um esquema estruturado de leitura sobre as várias perspectivas destes Processos que facilite a reflexão, estimule a procura e a identificação de melhorias e ajude no estabelecimento de prioridades.

Qualquer Registo está dependente de ferramentas e instrumentos que se utilizam para captar, preparar, arrumar e armazenar os itens de informação que caracterizam a transacção ou interacção elementar com o cidadão (declaração de rendimentos, inscrição num curso superior, solicitação de uma prescrição de medicamentos, certificação de competências, certificado de residência, ?) ou relacionados com as transacções específicas da execução dos processos operacionais ou de gestão dos diversos organismos da Administração Pública: informação sobre os itens da actividade dos processos de suporte ou dos processos fundamentais da Administração (de compras, de gestão dos funcionários, de investimentos públicos, de processos de liquidação e cobrança de impostos, de processos de prestação de cuidados de saúde, de processos de manutenção da segurança, etc.). Os resultados das análises, investigações e decisões sobre estes dados dependem do conhecimento sobre a completude e qualidade deles.

Assim, um Processo de Registo pode ser observado na perspectiva dos Dados que capta, armazena e dissemina ou na perspectiva mais ampla do Sistema de Informação do Registo das Entidades ou Actividades onde participam todos os fornecedores e beneficiários de informação, distribuídos por diversas instituições dentro e fora da Administração. O Processo de Registo pode ainda ser visto na perspectiva da Organização, quer seja a owner da Informação ou a detentora da custódia da Informação. Identificámos tópicos de complexidade e risco em cada uma dessas perspectivas de análise. Na abordagem de investigação e confirmação desta estruturação usámos os casos dos Processos de Registo da Administração Fiscal e do Registo Oncológico Regional Sul em Portugal.