Los instrumentos de gestión de la información como motor de cambio hacia una nueva administración pública

Abstract

El Plan Gubernamental CAT21 cuyo objetivo es la modernización de la administración catalana ha entrado en el año 2002 en su segunda fase. Esta fase tiene entre sus prioridades el desarrollo de instrumentos eficaces de gestión de la información. El porqué de esta prioridad en una fase tan temprana del Plan hay que buscarlo en los siguientes motivos de diagnóstico: -El caudal de información acumulado por los diferentes entes y órganos públicos es enorme. -La información se halla en su mayor parte dispersa y segmentada. Ello provoca que sólo sea asequible desde las unidades que la gestionan. -Los canales de información son en gran medida incompletos y poco operativos. -La información no se actualiza sistemáticamente y conforme a unos criterios preestablecidos sino que su utilización es normalmente reactiva a necesidades concretas del momento.

El resultado es que la información, que en teoría ha de ser un instrumento de primer orden para la toma de decisiones públicas, se convierte en un elemento accesorio que tiende más a complementar decisiones previas que no a informarlas de antemano. El problema principal por lo que al tratamiento de la información se refiere radica en conseguir un sistema que conjugue varios elementos:

Integralidad, es decir, sea aplicable al conjunto, o al menos a la mayoría de la organización. No obstante hay que concebir la integralidad no cómo una unificación de reglas y sistemas sino como una red global de nódulos de información interconectados.

Complejidad/Utilidad: los recursos informativos tienden a ser infinitos por lo que la selección de la información relevante cobra una importancia significativa. La resolución de la dicotomía entre el manejo de datos cada vez más profusos y complejos y la necesaria simplicidad que ha de contener un sistema útil es uno de los retos.

Selección: la necesaria selección entre la información que puede ayudar a tomar decisiones a medio y largo plazo (información estructural) tiene que separarse de aquella información de tipo coyuntural que ha de permitir el enfoque de las perspectivas a corto plazo.

Información on-line: la mejor información, sobre todo en lo que se refiere al análisis coyuntural, es aquella que es más actual. Los modernos sistemas de gestión de la información y la comunicación permiten reducir el tiempo que transcurre entre un suceso y su tratamiento estadístico i/o informativo.

Análisis: el empeño en disponer de información de forma rápida y actualizada no ha de menospreciar el hecho de que la mayor parte de los datos tienen que ser tratados y analizados. La figura del analista de datos es la clave de un buen proceso de gestión de la información.

A partir de estas premisas, el Plan CAT21 desarrolla dos grandes instrumentos: la introducción de la programación presupuestaria y la configuración de un cuadro de mando integral. La implementación de ambos instrumentos es una tarea compleja y que ha tenido como fase previa y necesaria la definición de objetivos interdepartamentales jerarquizados en el marco del Plan CAT21. A grandes rasgos, las principales ideas son:

El presupuesto por programas intenta aprovechar la potencialidad de un recurso -el presupuesto- que es compartido por todos los departamentos. El objetivo es valorizar esta herramienta común convirtiéndola no sólo en un instrumento de gestión sino también en un sistema de gestión de información verdaderamente útil. Para ello tiene que producirse un viraje progresivo desde una posición estrictamente económica y financiera del presupuesto hacia una concepción que permita utilizar la información para la toma de decisiones públicas.

El Cuadro de mando integral, llamado "Catalunya Progrés" intenta recoger de manera sintética y sistematizada la información más relevante sobre la gestión, la realización de actuaciones y la consecución de los objetivos previstos. El CMI integra desde una visión interdepartamental la información cualitativa más representativa de la gestión pública haciendo especial hincapié en el análisis del impacto de las actuaciones públicas.

Por tanto, en el año 2002 se han puesto las bases para el desarrollo futuro de estos instrumentos, sin perjuicio de que nuevas medidas hayan de ser implementadas para conseguir unos sistemas de información realmente útiles, tanto para los gestores públicos como para los ciudadanos.