Implementación de la plataforma tecnológica ORBI: teniendo como eje central al estudiante

Abstract

El Instituto Tecnológico de Las Américas, con el objetivo de ofrecer servicio de calidad a sus estudiantes en el año 2012 decidió diseñar y desarrollar la plataforma tecnológica ORBI.

La plataforma tecnológica ORBI, en la cual los estudiantes pueden realizar sus trámites académicos y administrativos. Esta misma plataforma es también utilizada para publicar noticias, oferta académica vigente, calendario académico, consulta de reportes, consulta de planificación académica y de programas de clases, evaluaciones de satisfacción del cliente (docentes, servicios generales ITLA, portal), indicadores de desempeño, enlace a nuestro site de Calidad donde están disponibles todos nuestros procedimientos.

Esta plataforma fue desarrollada tomando como eje central las necesidades y expectativas de los estudiantes, necesidades que eran expresadas a través de los mecanismos de consulta como son las encuestas, focus group y buzones de sugerencias. Para el desarrollo de la misma cada unos de los usuarios fueron parte elementar ya que ellos expresaron cuales eran las especificaciones que debía tener el software que ellos utilizarían para inscribirse, y llevar su vida académica en la institución.

La institución contempló en este proyecto, otros módulos que apoyan al servicio de la docencia como son el modulo de admisiones, este último generando un gran impacto no solo a nivel organizacional sino país, debido a que un potencial estudiante para hacer una admisión en el ITLA, en mucho de los casos debía trasladarse desde el interior del país para entregar la documentación, y con el riesgo que la misma no estuviera completa o estuviera llenada de manera incorrecta.

Con esta plataforma no importa en el lugar donde se encuentre la persona, esta puede llenar sus formularios en línea, enviar su documentación e inclusive darle seguimiento a su solicitud hasta que la misma sea atendida. Otro modulo que se contempló fue la evaluación en línea de los servicios que se ofrecen en la institución como son los servicios de registro, docencia, vicerrectora académica entre otro.

Este proyecto ha impactado a la organización no solo en lo que ha sido en ofrecer servicio oportuno, sino que ha contribuido en cuanto a la organización de la información, ahorro de costos operativos ya que los servicios se ofrecen las veinte cuatro horas al día y los siete días de la semana.

Reducción de los errores humanos, el sistema cuenta con alertas para indicar a los usuarios si se ha producido algún choque en las asignaturas programas, disponibilidad docente. Una vez el estudiante hace una solicitud el gestor académico está al tanto de la solicitud, y puede dar repuesta por esta misma vía, de modo tal que el estudiante recibe la retroalimentación de manera inmediata.

Dentro de la experiencia que el ITLA adquirió con este diseño es la importancia de involucrar al cliente en los cambios de los procesos, ya que entre mayor es la implicación de los mismo, menores son los cambios que surgen una vez la plataforma está en marcha.