Ventajas de la aplicación del sistema de gestión electrónica de documentos y datos

Abstract

Gracias a la implementación de la plataforma LaserFiche y la gestión administrativa de la Dirección General de Bienes Nacionales hemos podido obtener las siguientes mejoras:

Disminución de los grandes volúmenes de papeles y/o expedientes en los escritorios.

Eliminar por completo las pérdidas y reconstrucción de expedientes.

Aumento de la transparencia y la disponibilidad de la información para su libre acceso.

Reducción de los niveles de burocracia.

Consolidación del sistema de archivo, reduciendo su espacio.

Reducir la movilidad de los expedientes archivados, mejorando su conservación.

Mejorar significativamente los niveles de consultas y reducir el tiempo de espera en menos de 15 minutos.

Reducción de los costos para procesar las solicitudes de servicios de compra de terrenos.

Lograr una motivación de las personas y mejorar su productividad.

Mayor rapidez en la prestación de los servicios de compra y venta de terrenos.

Reducción en el uso de tuner y papel.

Mayor facilidad para supervisar en línea las actividades realizadas.

Obtener información rápida, segura y confiable que es determinante para la toma apropiada de decisiones.

Ampliación de los niveles de integración de aplicaciones electrónicas.

Ayudar a definir mejor los procesos.

Los logros citados anteriormente, corresponden a los avances que tienen que ver con la aplicación de la tecnología y de la forma que esta a facilitado los manejos de los diferentes procesos. Las labores se han simplificado de manera importante lo que redunda en beneficios para los usuarios y los empleados mismos.

La parte burocrática, se ha reducido a prácticamente nada ya que los expedientes solo son manejados cuando se les va a anexar algún requerimiento. Este es el único momento en que se trabaja físicamente el caso. Mediante el escaneo correspondiente, se integra automáticamente de forma digital. El acceso esta permitido a través de un simple clik de la o las personas autorizadas. En el futuro y como uno de los retos que enfrenta la Dirección General de Bienes Estatales, se encuentra el seguimiento de cada caso de parte de los interesados desde cualquier terminal de computadora., sea esta de su casa, oficina o de cualquier lugar en que se encontrare.

La conservación de la documentación es mucho mejor después del sistema ya que anteriormente, el deterioro de la documentación contenida en cada caso era galopante producto del mal manejo y del lugar donde se encontraban depositados. Actualmente, con el sistema de lotes que se esta aplicando en el departamento de archivo de la Institución, la temperatura y el aireamiento de los depósitos usados especialmente para el manejo de papeles, garantiza la conservación adecuada.

El ahorro de tiempo y de materiales gastables se ha reducido sustancialmente, así como el costo económico que esto representaba tanto para la Institución como para el ciudadano-cliente, en vista de que ya las posibilidades de que se pierda un papel o un expediente, se han reducido a nada. No hay que volver a empezar ningún tramite ni a buscar de nuevo tal o cual requerimiento.

Ahora bien, para Bienes Nacionales, la parte mas importante radica en el aporte emocional y social que la aplicación del sistema representa, la parte humana. La parte humana es y ha sido la motivación principal que nos incentivo a no escatimar ningún tipo de recurso o acción que fuera en interés de resolver el caos encontrado. El ciudadano-cliente que tenía 5-10 años dando viajes sin esperanza en busca de resolver su caso, ya no tiene que seguir gastando recursos que no tiene en busca de respuestas. Las respuestas están ahí, son oportunas y eficaces.

El empleado que en su rol de servidor publico quería darle un servicio eficiente a un usuario y el entorno y las condiciones documentarias se lo impedían, ya no tiene que avergonzarse frente a un cliente porque no tenga respuesta, las respuestas están a la orden de un clik. Las largas filas han cesado y los escritorios ya lucen ordenados, sin el cumulo de trabajos amontonados por doquier. Pero sobre todas las cosas, la satisfacción que sentimos al poder entregarle los documentos finales que acreditan a una persona como propietario de lo que era suyo, pero realmente no era suyo porque no tenia los papeles que le acreditaban como tal, es mas que inspirador.

Una persona que tiene títulos sobre lo suyo, cambia de estatus inmediatamente. Una persona con titulo de propiedad, automáticamente se convierte en un sujeto de crédito, inmediatamente cualquier entidad bancaria le puede facilitar un financiamiento para los fines que les pudieren interesar. Una persona que posee titulo de propiedad puede soñar con montar un negocio, grande o pequeño, dependiendo de sus posibilidades y de sus ambiciones, pero sobre todas las cosas, puede soñar, puede tener esperanzas en un futuro mejor para sí y los suyos. Una persona con titulo de propiedad, puede desear y lograr que sus hijos vayan a una universidad y lograr la preparación que ellos no pudieron. El titulo de propiedad le abre las puertas a una serie de posibilidades que sin el seria prácticamente imposible, de ahí, la importancia que esto representa y de ahí, la importancia del sistema aplicado para nuestra Institución.

Finalmente, una persona dueño de los suyo, con un titulo de propiedad que lo ampara, se siente moralmente mas digno, siente que ha logrado metas, socialmente es mejor aceptado y esto redunda en un mejor ambiente familiar en su casa. Una persona con titulo de propiedad, es una persona feliz y cuando en Bienes Nacionales entregamos un titulo de propiedad, sabemos que encierra todo lo anterior. Una persona al recibir su titulo de propiedad, sonríe de satisfacción, para esa sonrisa es que trabajamos en Bienes Nacionales.