Modelos de gestión administrativa en la justicia

Abstract

Este trabajo ha partido de la observación de la problemática de los procesos judiciales en Paraguay los cuales presentan una gran demora y una creciente mora debido a que la capacidad de respuesta de los juzgados es limitada, presumiblemente debido a que elementos del proceso no se encuentran debidamente optimizados.

Esto ha derivado en la iniciativa de aplicación de técnicas de calidad las cuales ya na sido probadas en el ámbito de las empresas del sector privado, tales como la revisión y optimización de procesos, el análisis de infraestructura y la aplicación de la técnica japonesa de orden y limpieza denominada "3S".

Para el desarrollo de este proyecto, se han utilizado la siguientes técnica de ingeniería de calidad denominada "Estudio y Optimización de Procesos".

Esta técnica incluye el relevamiento de los procesos de la Organización, la búsqueda de oportunidades de mejora para la optimización del desempeño de los procesos orientado al mejoramiento de la satisfacción del cliente y la reducción de tiempos de proceso.

Para el desarrollo del trabajo se han presentado en forma voluntaria 5 juzgados del fuero civil.

Se han elegido los juicios más significativos para el análisis de la técnica.

Para cada juicio, se han aplicado las siguientes técnicas de análisis de procesos: Utilización de flujograma. (Documentación del proceso con la utilización de un diagrama de flujo); Análisis de cuellos de botella y demoras del proceso; Análisis de valor agregado (Cada paso debería agregar valor al proceso); Detección de pasos duplicados.

Se han detectado las oportunidades de mejora de los procesos, asociadas a los criterios anteriormente mencionados.

En base a este análisis, se han rediseñado los procesos, acortando los mismos y eliminando los pasos innecesarios.

También se ha realizado el análisis de la infraestructura, incorporando conceptos como la separación del área de atención del área de proceso, criterio utilizado en bancos y se ha diseñado una estructura ideal.

Finalmente se ha aplicado la metodología japonesa denominada "3S" que es una aplicación parcial de las 5 S, orientadas al mejoramiento del orden y limpieza del lugar de trabajo.

Se ha demostrado que las técnicas de calidad, que en su mayoría han sido desarrolladas para ambientes industriales y que ahora gozan de amplia aceptación y utilización en las empresas de servicios, son aplicables también al ámbito judicial.

Para el éxito del proyecto han sido claves los siguientes aspectos:

Liderazgo: Solamente se han logrado resultados positivos donde los jueces y los secretarios han apoyado el proceso.

Enfoque de procesos: Al igual que en la industria y en los servicios privados, el enfoque de procesos ha sido particularmente útil para poder orientar los servicios hacia las necesidades de los clientes y como base para la mejora continua.

Participación de las personas: Aún en un ambiente donde la cultura no permite una extensiva participación de las personas, el involucramiento de las mismas es clave para lograr la mejora de los procesos.