Da re-organização à secretaria virtual do Instituto Politécnico de Leiria

Abstract

O presente trabalho tem como objectivo dar conta do processo de reorganização de serviços levado a cabo pelo Instituto Politécnico de Leiria (IPL), uma instituição pública de ensino superior politécnico portuguesa.

O IPL é uma instituição multipolar, constituída por várias Escolas Superiores e outras unidades de formação e investigação, dispersas geograficamente pelo centro-litoral de Portugal. No seu todo apresentava um elevado grau de dispersão, com níveis de desenvolvimento diferentes entre as suas unidades e sérios problemas de coordenação e articulação científica, pedagógica e administrativa, interna e externa. Adicionalmente, as suas Escolas tinham desenvolvido, por razões históricas e mesmo jurídicas, uma cultura fortemente autonómica, o que acabava por fazer perigar a unidade da instituição como um todo, para lá de se traduzir como uma realidade discriminativa para os estudantes e funcionários.

Face a esta realidade, em 2006, o IPL e as suas Escolas Superiores desencadearam, por sua iniciativa, um amplo processo de reorganização dos seus serviços internos, tendo em vista melhorar o seu funcionamento, optimizar a utilização dos seus recursos humanos e financeiros e proporcionar a toda a comunidade académica serviços idênticos e de melhor qualidade.

O trabalho faz uma descrição sucinta do processo de reorganização interna tal como ele decorreu, da metodologia utilizada, da importância de ferramentas da qualidade e da reengenharia de processos. Descrevem-se igualmente as principais dificuldades encontradas e os resultados obtidos.

Entre os aspectos que mais importa salientar em todo este processo talvez o mais significativo tenha sido o envolvimento de todas as pessoas, que se tornaram nos principais agentes da sua própria mudança.

Num contexto de fortes restrições de ordem financeira e de limitações na contratação de novos recursos humanos para a Administração Pública e de instabilidade jurídica fruto da anunciada - e hoje concretizada - mudança no enquadramento jurídico do ensino superior em Portugal, todo este processo veio permitir ao IPL fazer mais e melhor com os mesmos meios e demonstrar que é possível mudar as instituições públicas a partir do seu interior, derrubando barreiras burocráticas e simplificando processos alicerçando-os fortemente nas tecnologias de informação e comunicação.