Gestão de documentos: subsídio de informações para a gestão institucional

Abstract

Gestão de documentos é um dos pilares da arquivística, engloba as fases de produção, uso, classificação, avaliação, destinação, arquivamento e eliminação de documentos administrativos. Quando implantada na administração pública traz vantagens na governança institucional, transparência nas contas públicas, estreita as relações com os diversos membros da sociedade, propicia a preservação da memória institucional, melhora o fluxo das informações e consequentemente a Comunicação institucional, informações para a melhoria na tomada de decisões gerenciais e fomenta subsídios para a gestão do conhecimento. Otimiza a gestão de recursos materiais e financeiros, por meio do controle da produção de documentos, em papel e em meio eletrônico, facilita a manutenção de arquivos físicos e eletrônicos e normatiza a eliminação de documentos. Além de também fazer conexão com a Tecnologia da Informação, em busca de soluções que atendam não somente às atividades cotidianas da administração, como a preservação digital de dados. A apresentação desse trabalho teve o objetivo de elucidar a utilização dos conceitos teóricos de gestão de documentos à realidade do IBGE, mais precisamente a adaptação a uma unidade organizacional, a Coordenação de Planejamento e Supervisão. E a partir do sucesso desta etapa, avançar em todas as fases da gestão de documentos na CPS e no futuro estender às demais unidades.