Experiencia con la gestión de la calidad en la Universidad del Tolima, Colombia

Abstract

A partir del año 2003 se empezó a hablar de gestión de la calidad en la Universidad del Tolima, con el acompañamiento de la Universidad de Antioquia, quienes realizaron capacitación a 10 funcionarios como asesores de calidad, para que a su vez capacitaran a 40 funcionarios cada uno, quedando un total de 400 funcionarios capacitados.

Durante 6 años, se hicieron actividades de acondicionamiento y mejoramiento del sistema, para que hasta el año 2009, se solicitara al ICONTEC el certificado de calidad, el cual se aprobó por la entidad el 20 de abril de 2010, con una duración de 3 años.

Se desarrollaron indicadores de gestión para las áreas de compras y servicios, biblioteca, personal y académica, incorporándolos al sistema de planeación, para lograr tener un mayor control sobre variables que provocaban insatisfacción de los usuarios, deficiente comunicación y desorden organizacional y administrativo.

Durante el proceso han surgido limitantes de información por parte de algunas dependencias académicas y administrativas por la falta de sistematización de los procesos, al igual, que la carencia de una cultura de la planeación, lo cual, dificulta la integración entre planeación y gestión.

El estado actual del sistema, referido en particular a los procesos académicos, muestra alguna resistencia al cambio.

En la parte administrativa, la pérdida de esfuerzos institucionales por continuos cambios de política institucional, una reciente política laboral (Octubre 1 de 2012) y un sistema de información que no muestra mayores novedades frente a nuevos contextos de gestión documental, nuevos procesos y demandas insatisfechas de sus usuarios la colocan en un estado de transición hacia la necesidad de procesos en línea para asegurar mayor eficiencia y transparencia administrativa.