Sistema de gestión electrónica de documentación y datos

Abstract

La franca decisión del Estado dominicano en el desarrollo de políticas sobre gobierno electrónico, y la visión de un Estado orientado cada día más hacia la modernidad, los servicios de igualdad ciudadana y la equidad de género, han incidido en que las organizaciones públicas se orienten hacia una realidad moderna de servicios electrónicos, de compromisos mutuo, de cara a la transparencia y la calidad.

La Dirección General de Bienes Nacionales, comprometida con garantizar el patrimonio de los ciudadanos/clientes ha implementado su gestión bajo la plataforma electrónica de datos Laserfiche. El Laserfiche (Document Management System), sistema de gestión de documentos, es un conjunto de aplicaciones informática que constituye una amplia gama de posibilidades para administrar y gestionar la documentación. Es una interface que permite compilar otras aplicaciones electrónicas, logrando un manejo eficiente y efectivo de los grandes volúmenes de informaciones sobre expedientes, certificaciones y títulos de propiedad. Es una solución digital de documentos que ofrece una variedad de módulos diversos permitiéndole a la Organización entrar en un desarrollo eficiente y productivo.

Actualmente el sistema cuenta con una carga de 2,643 lotes equivalentes a unos 68,419 expedientes que corresponde a solicitudes de servicios, contratos, transferencias legales, títulos de propiedad, oficios sobre acciones legales, planos, apropiaciones entre otros documentos de interés para los ciudadanos/clientes y el Estado dominicano; cifra que va en aumento con un promedio de cinco 5 lotes por día. Esta capacidad del sistema, la superación de los retos del cambio y el compromiso de la gestión por ofrecer servicios de calidad, permitió que el 87% de los ciudadanos/clientes encuestados, calificaran la implementación del sistema de gestión, en cuanto a su satisfacción sobre los servicios ofrecidos por la Dirección General de Bienes Nacionales como exitosos.

La plataforma de Laserfiche se ha convertido en la solución de aplicaciones de soporte tecnológico viables de la Dirección General de Bienes Nacionales. Gracias a ello, se ha podido reducir y regular inteligentemente el flujo de una gran cantidad de papeles que ocupaban el espacio cada vez más reducido de las oficinas. Las condiciones para procesar los expedientes eran caóticas, acompañado de constantes traspapelado de los mismos, y repetición o duplicados de expedientes y solicitudes, cantidades de copias que al final redundaba en un costo considerable de las operaciones corrientes.

Lógicamente, se requirió de una ampliación y adecuación de las instalaciones de la autopista de red para facilitar la navegación de datos electrónicos que puedan soportar las demandas presentes y futuras del sistema de gestión, así como de los usuarios y los ciudadanos/clientes. A todo ello, podemos agregarle las acciones dirigidas a generar el optimismo, la confianza y motivación en las personas, lo cual constituyen unos de los axiomas no menos importantes para lograr los cambios.