La estandarización documental y el portal único de gestión interna como herramienta de acción integral medible y coherente

Abstract

Intentar alcanzar las metas propuestas en el proceso de mejora continua encarado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social y asociarlo a la implementación de los principios de la Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestión Pública nos convoco a la tarea previa de fijar criterios y estrategias que distingan herramientas y objetivos. En ese camino se construyo una metodología interna que abarco la puesta en marcha de la gestión documental digital como herramienta de un idioma documental propio de la organización. Se planificó la implementación gradual, con resultado claro y medible, un portal colaborativo, integrador como punto de convergencia de toda la gestión, con comunicación apoyada en firma digital y formularios electrónicos. La apuesta original: optimizar los tiempos de ejecución en pos de la mejora en el servicio, instalando la cultura de la gestión por procesos, a la vez que imprimir eficacia, agilidad y adaptabilidad a las acciones transversales del Organismo.

La meta: contar con un insumo racional de medición. Un obstáculo: la cultura organizacional histórica y consabidamente arraigada, la cual, en las Administraciones Públicas marca el tiempo de los procesos de cambio. El resultado final: un portal colaborativo implementado, convergente de toda la gestión, con comunicación apoyada en firma digital y formularios electrónicos para estandarizar su acción y gestionar internamente on line. La situación actual: una gestión administrativa interna medible, de fácil aprehensión por sus usuarios, segura, ágil, efectivamente puesta en marcha.