Formularios electrónicos en la Administración Nacional de la Seguridad Social, Argentina

Abstract

El propósito de este documento es proveer información del estado de avance, la experiencia y lecciones aprendidas de lo realizado en materia de formulario electrónicos y procesos de workflow en el ámbito de la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES).

ANSES como organismo público del Estado Nacional Argentino ha incorporado para sus procesos internos y de negocio las tecnologías informáticas de formularios electrónicos, workflow y firma digital, con el objetivo de reducir los costos de la utilización de papel como así también mejorar los tiempos de respuesta y la efectividad de la organización como un todo.

ANSES cuenta con resoluciones y proyectos que promueven la despapelización por medio de la digitalización de su información con las máximas medidas de confiabilidad, privacidad y seguridad. Esta adherida a la Ley de Firma Digital N§ 25.506 que habilita el uso de firma digital en reemplazo de la firma manuscrita tendiente a dotar de seguridad a los procedimientos digitalizados y el Decreto 378/2005 a través del cual se aprobaron los lineamientos estratégicos que han de regir el Plan Nacional de Gobierno Electrónico y los Planes Sectoriales de los organismos de la Administración Pública Nacional (APN).

Para una mejor comprensión del tema del presente documento, se examinaron temas relacionados con la evolución del papel hacia formularios electrónicos: breve explicación de las distintas instancias y sus beneficios y desventajas; como conectar las personas a los procesos automatizados por medio de identificar las resistencia naturales a los cambios y los mecanismos para mitigarlas; referencia a la plataforma de documentos Inteligentes, PDF como documento inteligente, Adobe Reader como cliente universal gratuito y Adobe LiveCycle ES (Enterprise Suite) como plataforma empresarial que permite a la organizaciones automatizar y mejorar los procesos de negocios por proveer todas las herramientas necesarias para diseñar, implementar, automatizar y otorgar seguridad a los documentos y procesos que se utilizan interna y externamente a la organización; la gestión de procesos detallando el ciclo de vida de análisis, diseño, desarrollo, pruebas y puesta en operación y la descripción de los perfiles del equipo de trabajo de desarrollo; la escalabilidad hacia el ciudadano con la descripción de un formulario migrado desde el soporte de digital (no inteligente) y a su forma electrónica, bajo un proceso de workflow automatizado y con firma digital, el caso seleccionado corresponde a un proceso interno de ANSES, con motivo de que ANSES espera crecer y madurar en estas tecnologías para luego trasladarlas al ámbito de la ciudadanía, abogados, gestores y empresas, entre otros; como medio de reemplazo progresivo del papel en los trámites de gestión de los beneficios. Estrategias y Planes de Implementación; por último la presentación de un caso piloto con alcance a los ciudadanos, desde la carga del formulario, inicialización de workflow, aplicación de firma digital y cierre de proceso que implica: notificaciones y actualización de base de datos.