Cómo afrontar el impacto organizativo que comporta la interoperabilidad: el ejemplo de la Generalitat de Catalunya

Abstract

La solución de interoperabilidad, compartida por las administraciones catalanas, resuelve a un nivel previo la necesidad de acceder a la información que necesita la Generalitat de Catalunya(formada por 15 ministerios con organismos autónomos y otras entidades dependientes y con diferentes niveles de maduración en la implantación de administración electrónica).

Pero una vez disponemos de una solución tecnológica global, personalizada en nuestro ámbito con la Plataforma de Integración y Colaboración Administrativa, y de un acuerdo global que da garantías jurídicas a un primer nivel en lo que se refiere al acceso a los datos y documentos requeridos de otras administraciones (el citado Convenio Marco de Interoperabilidad) deben llevarse a cabo un conjunto de actuaciones internas dentro de la organización sin las cuales no es posible la interoperabilidad real.

Entre estas se encuentran:

1. La definición y aplicación de protocolos internos de actuación para poner a disposición de terceros datos gestionados por la Generalitat o bien para acceder desde ésta a datos y documentos gestionados por terceros. En este caso, es absolutamente imprescindible llevar a cabo un cambio interno (de mentalidad) de las organizaciones que permita compartir informaciones. Éste es posiblemente uno de los aspectos que ofrece mayores resistencias.

2. La concreción de los cambios a nivel jurídico interno (nuevos Decretos y Ordenes de Gobierno), que permitan que tanto los emisores de los datos como los requeridores de los mismos, vean que sus actuaciones estan perfectamente bajo la cobertura legal, y a su vez de garantías jurídicas a los ciudadanos que se relacionan con la Administración.

3. La definición e implantación de los nuevos procedimientos para dejar de pedir al ciudadano que aporte documentación en formato papel (siempre que este acceda) lo que conlleva el cambio en formularios de papel, formularios web, cambios en gestores de expedientes, etc. Los trámites administrativos deben incorporar tanto en sus normas de tramitación (ordenes de convocatorias) como en los formularios la opción de la consulta electrónica de las informaciones (el ciudadano debe dar su consentimiento expreso,si no existe una ley que lo excepcione) para que pueda aplicarse la interoperabilidad entre los sistemas de información.

4. Los programas de formación del personal afectado por los cambios, a diferentes niveles: no solo formación a nivel técnico (de uso de la aplicación que permite la interoperabilidad) sino también a nivel funcional que vaya preparando la gestión del cambio que supone pasar de la administración presencial a la electrónica.

5. El acompañamiento de las áreas afectados por los cambios descritos (creación de guías).

Igualmente debe prestarse mucha atención a los diferentes actores implicados en cada uno de los ministerios a nivel jurídico, tecnológico y organizativo, quienes con su nivel de influencia pueden frenar o acelerar la implantación del cambio que supone una verdadera administración electrónica.