Memória como ferramenta de gestão: características da memória organizacional no Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão

Abstract

O paper apresenta resultados da dissertação de mestrado defendida em junho de 2007 na Universidade de Brasília com o título "A Memória na Administração Pública Brasileira: Diagnóstico da Memória Organizacional do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão", que investigou características da memória na administração pública brasileira, utilizando como estudo de caso o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

O referencial teórico da pesquisa aproximou a Ciência da Informação e Administração e com técnicas de coleta de dados, foram utilizados: a análise de documentos e as entrevistas. O potencial de transformação organizacional adquirido pela informação e o conhecimento fez surgir diferentes abordagens sobre a gestão desses recursos, em sua maioria, com foco na descrição ou prescrição de formas de criação, armazenagem, retenção e reutilização da informação e do conhecimento organizacional.

Algumas abordagens já alcançam as organizações públicas, nelas evidenciando a necessidade de gestão da informação e do conhecimento como forma de otimizar o desempenho. Especificamente sobre a retenção ou armazenagem da informação e do conhecimento, discute-se o conceito de memória organizacional buscando-se reproduzir características da memória humana.

As abordagens sobre memória organizacional estão centradas em dois focos: na tecnologia, como forma de suporte e de otimização do uso da memória organizacional; e nas pessoas, componente falível na constituição e uso da memória organizacional, porém reconhecidas como agentes fundamentais ao processo. Na Administração Pública Federal, o compartilhamento de experiências, sucessos, fracassos e práticas ocorre, em grande medida, por meio de laços pessoais, não alcançando as organizações, suas formas de atuação e suas perspectivas de dividir experiências comuns.

A pesquisa debruçou-se sobre os aspectos relativos à percepção dos dirigentes sobre os processos de retenção, recuperação e uso de informações e/ou conhecimentos passados, evidenciando barreiras culturais e técnicas, assim como a investigação de valores, comportamentos e práticas que auxiliem no dimensionamento do fenômeno. Os resultados apontaram para a percepção da memória organizacional como processo implícito, natural e em permanente desenvolvimento. Mostraram, ainda, que não é possível tratar de uma memória organizacional única, mas de uma memória composta de repositórios múltiplos, não integrados, cuja fonte principal é o indivíduo. Por fim, percebeu-se uma diferenciação significativa entre as unidades do Ministério no que se refere às práticas e ao estimulo a comportamentos capazes de minimizar a dependência individual nos processos de retenção, recuperação e uso de informações e/ou conhecimentos relevantes para uso presente e futuro. Tal diferenciação apontou para a existência de fatores determinantes, porém não exclusivos, da memória organizacional: o estilo de liderança e a profissionalização das áreas.