Controladoria sistêmica: tecnologia da informação e comunicação como ferramenta de controle e auditoria

Abstract

A necessidade de garantir agilidade e racionalização às suas ações tem levado a Administração Pública à modernização dos seus processos através do uso de TIC. Buscamos maior transparência efetivando o uso de TIC como instrumento de controle e de gestão das atividades de controladoria e auditoria, acompanhando em "tempo real" a execução dos atos e fatos administrativos e identificando tempestivamente situações fora dos padrões estabelecidos. Do ponto de vista da gestão da área de auditoria instrumentalizamos e sistematizamos ações de acompanhamento, racionalizando os recursos disponíveis e direcionando os trabalhos de acordo com as competências dos auditores.

Os principais processos administrativos do estado da Bahia são automatizados, como materiais e patrimônio, folha de pagamento, contabilidade, controle do crédito tributário e arrecadação, emissão de identidade civil, controle de armamento, etc. Considerando que alguns desses sistemas são executados por toda a administração, ao inserirmos dispositivos que sinalizem a ocorrência de situações consideradas "fora dos padrões de normalidade", ampliamos a atuação e o impacto da auditoria interna, servindo também como instrumento de planejamento eficaz para direcionarmos as áreas a serem auditadas. Esses pontos de controle permitirão que a Auditoria Interna adote ações imediatas, buscando verificar a legalidade e legitimidade dos atos.

As operações que apresentam maior risco para a administração ou para o controle interno, em virtude do grande número de ocorrências, do volume de recurso público movimentado ou, ainda, em função de outro impacto identificado, podem ser automaticamente monitoradas. Ao inserirmos pontos de controle automatizados na execução dos processos teremos, de forma automática, indicadores de risco potencial para direcionar as ações de auditoria.

Avançando ainda mais na exploração que os recursos computacionais permitem, a classificação das operações quanto ao risco pode priorizar fatos que, por algum aspecto, devam ter atenção especial, em virtude de circunstâncias temporais, ou mesmo definitivas, de risco potencial do mau uso dos recursos públicos.

Sabemos que não se esgota toda a ação da auditoria interna com o conceito de controle sistêmico, pois, nem todas as atividades são automatizadas e algumas, por características próprias, nunca serão, entretanto, a maioria dos atos que requerem controle está ou estará inserido em sistemas informatizados, podendo ser implantado o controle sistêmico.

O controle sistêmico atende a crescente necessidade de gerenciamento e acompanhamento das ações governamentais cada vez mais informatizadas. A quantidade de dados inseridos diariamente nesses sistemas de informação, quando tratados adequada e criteriosamente, podem gerar informações fundamentais para o controle e conseqüente melhoria na qualidade do gasto público.