El cuadro de mando : un instrumento clave para la administración integrada

Abstract

Un requisito fundamental para el funcionamiento de la Administración integrada: la gestión eficaz de la información. Los elementos que definen las líneas maestras de la Administración integrada tienen al menos un punto en común: necesitan información y un sistema eficaz que la gestione. Conocer y segmentar los ciudadanos según sus necesidades, conocer la evolución de las variables significativas de la sociedad (más allá de las tradicionales variables económicas) y poder vislumbrar tendencias, coordinar diferentes órganos administrativos, comunicarse eficientemente con los empleados públicos, rendir cuentas a los ciudadanos, conocer su opinión y tomar decisiones políticas en función de todo lo anterior....nada de eso es verdaderamente posible sin información y los instrumentos adecuados que permitan su explotación.

La complejidad que representa el manejo de la información puede abordarse actualmente con la combinación de instrumentos de control de gestión soportados por las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC). El cuadro de mando entendido como un instrumento de control de gestión que suministra información sintética para la acción puede ser el elemento central del sistema de gestión de la información.

El cuadro de mando: un instrumento y múltiples beneficios. El núcleo del cuadro de mando lo constituye el conjunto de indicadores que aportan la información para la toma de decisiones (indicadores de entorno, estándares de referencia, indicadores de impacto, de actuación de recursos o de percepción - opinión pública) y especialmente la relación lógica que se establece entre ellos. No es conceptualmente imprescindible que esté soportado por una aplicación informática pero en la práctica es necesario. La implantación del cuadro de mando supone muchos y diversos beneficios: -Cambio de la cultura organizativa, orientándola a la sistematización y la transmisión de la información y sensibilizándola hacia los objetivos y el logro de resultados. -Mejora del control de gestión, especialmente en los procesos de descentralización o de externalización de servicios. -Introducción por vía instrumental de la dirección por objetivos y de la evaluación del rendimiento (el carácter no neutral de las tecnologías).

-Mejora de la comunicación interna. -Alineación de la organización. -Mejora y formalización de la comunicación con los ciudadanos. -Mejora en el proceso de toma de decisiones.

Un caso práctico: El cuadro de mando del Gobierno. La versatilidad del cuadro de mando permite que sea aplicable en diferentes niveles de la organización sin cambiar su estructura básica, tan solo la cantidad y tipo de información, el nivel de agregación y el formato de presentación. El cuadro de mando del Gobierno (CMG) constituye la cúspide de un sistema de cuadros de mando de especialización y nivel de detalle crecientes conforme se desciende en el nivel jerárquico de la organización. La configuración del CMG refleja en su formato y en la priorización de sus contenidos los ejes en que se basa la acción del Gobierno. Los políticos y los directivos públicos disponen de un instrumento que aumenta la objetividad en la toma de decisiones ya que da criterios para impulsar o eliminar políticas en función de su impacto, escoger actuaciones según su eficacia, eficiencia, etc., y para reasignar recursos ante los cambios de la demanda y de las prioridades políticas.