La mejora de procesos en la administración provincial, desde la participación del personal, con herramientas y métodos ofrecidos por la organización gremial

Abstract

El presente trabajo contempla las experiencias desarrolladas por el Equipo de Rediseño de la UPCN Santa Fe, y los resultados alcanzados en las siguientes reparticiones: -Ministerio de Educación y Cultura. -Ministerio de Agricultura, Ganadería, Industria y Comercio. -Servicio Provincial de Catastro e Información Territorial. -Imprenta Oficial. -Instituto Autárquico Provincial de Obra Social. -Ministerio de Hacienda y Finanzas. Asimismo, explicita qué tenemos en cuenta para el desarrollo de estas actividades:

Los convenios: Es prioritario convenir con los funcionarios políticos cuáles serán los criterios de trabajo, la distribución de responsabilidades y los objetivos a alcanzar mediante el plan de trabajo. Debe estar claramente explícito el compromiso de la alta dirección política con el proyecto, y la exposición de las ambiciones de mejoras y los objetivos del proyecto.

La capacitación: Abarca la totalidad del personal de la organización. Se trabaja con todo el personal de la organización, subdivido en grupos de 20 personas aproximadamente. Cada grupo es conformado con personal de distintos niveles de responsabilidades, favoreciendo el desarrollo de miradas compartidas y posibilitando que los participantes afirmen un sentimiento de totalidad. El contenido de la capacitación está determinado por los saberes existentes en los miembros de cada grupo que participa en los cursos, los que generalmente tienen dinámicas de talleres.

Los proyectos de mejoras y calidad: Parten de una mirada hacia las expectativas de los usuarios para luego identificar, por parte de los miembros de la organización los servicios principales y la razón de ser de la organización. Seguidamente se explicitan las ambiciones de calidad con respecto a esos servicio, se determinan los atributos y las especificaciones, los procesos y procedimientos para cumplir con esas especificaciones y se realiza el compromiso con el usuario.

Los equipos de mejora continua: Trabajan con herramientas que posibilitan la elaboración de proyectos de mejora, con planillas de trabajo donde se colocan los objetivos, las actividades, se distribuyen las responsabilidades, se determinan los recursos, se establecen los tiempos y se prevén los seguimientos y evaluaciones. Las actividades se transforman en rutinas semanales para cada equipo (una reunión semanal de planificación y seguimiento).

La cooperación, la socialización del aprendizaje y la opinión pública: Convenios de cooperación se realizan con Universidades (Rosario, Tecnológica, del Litoral), se coopera con las cámaras empresariales para apuntar desde distintos lados a la optimización del Estado y sus servicios. Se coopera con los usuarios para tener en cuenta sus expectativas, sus opiniones y sus evaluaciones y se realizan jornadas anuales para los trabajadores del sector público para socializar los distintos proyectos que se están llevando a cabo en diversas reparticiones.