Sistema de Digitalización de Partidas

Abstract

El Servicio de Registro Civil de la Intendencia Municipal de Montevideo tiene a su cargo la custodia del segundo libro de actas originales referidas a nacimientos, reconocimienos, matrimonios y defunciones generado en la Direccíon General del Registro del Estado Civil. En ellos se registran todos los actos civiles de los habitantes que se inscriben en el Departamento de Montevideo.

El Decreto-Ley No. 1430 del 11 de febrero de 1879 crea este registro y establece en su artículo 4 que uno de los libros originales será remitido a las Intendencias Municipales por lo cual desde ese momento se faculta a expedir testimonios de partidas de las actas que en ellos se custodian. Esta tarea llevada adelante desde su creación en 1879 se ha ido transformando en el tiempo con la incorporación de nuevas tecnologías.

Desde los primeros años, los testimonios se hacían a mano copiando los datos contenidos en los libros, mas cerca en el tiempo, con la incorporación de la fotocopiadora, se logró mas rapidez en la entrega de los documentos y más seguridad ya que al realizarlo a mano se podían cometer errores en la transcripción. Luego llega la microfilmación tarea que se realiza a efectos asegurar un doble respaldo en la información que se encuentra en libros.

Con la revolución tecnológica de esta última década se abrieron nuevas posibilidades para mejorar esta tarea y hacerla más eficiente. Así fue que los responsables del Servicio promueven realizar los estudios para incorporar nuevas tecnologías, no solo para acelerar el proceso de emisión de testimonios que solicitan los vecinos, sino además aprovechar las nuevas posibilidades que éstas brindan. Así es que se comienza a computarizar el índice de búsqueda que el Servicio con buen criterio y en forma manual llevaba desde los comienzos.

Pero no conformes con el gran avance logrado deciden continuar los esfuerzos para obtener un producto integral que agilice las solicitudes, proteja los documentos del uso diario y además pueda acercarse a los vecinos en todos los locales de la Intendencia Municipal, como son los Centros Comunales Zonales ; en virtud de lo expuesto se impone el sistema de digitalización de partidas con el cual se cumple con los objetivos descriptos.

Los índices digitalizados hoy se encuentran incorporados en Internet y de ahora en más el usuario debidamente individualizado podrá previa firma de contrato de usuario solicitar los datos que necesite por correo electrónico y/o Internet enviándoselo a su domicilio.

Es de destacar la justificación de este avance en la celeridad del trámite pero además podemos pensar en la posibilidad de ser replicado por cualquier registro civil en el mundo. Y si en algunos casos en algunos países podemos temer al derecho de la intimidad de las personas podemos tomar en cuenta que este sistema si bien no fuera posible darle publicidad si puede ser perfectamente utilizado como de agilidad en el trámite para mejorar la gestión.