La reingeniería de procesos : una experiencia exitosa en el ámbito público

Abstract

A fines del año 1998, el Ministerio de Educación y Cultura de la Provincia de Santa Fe, firma convenios con el Ministerio de Educación de la Nación y con la UPCN, con miras al Rediseño de sus Procesos Administrativos.

Se implementa así el PREGASE (Programa de Reforma de la Gestión Administrativa a de los Sistemas Educativos Provinciales), que promueve el efectivo fortalecimiento de la gestión administrativa, optimizando el uso de los recursos humanos, físicos y financieros, contribuyendo así a mejorar la calidad del servicio educativo, haciendo viable la implementación de la Ley Federal de Educación.

El enfoque del programa, se orienta a la descentralización efectiva de la gestión administrativa, la optimización de los procesos administrativos que apoyan la actividad docente, la incorporación de tecnología informática. Todo ello, teniendo como eje a los agentes que trabajan en el Ministerio, para lo cual se construye una estrategia para la reconversión de los recursos humanos, no sólo en lo que refiere a adquisición de las nuevas habilidades que el nuevo modelo de gestión requiere de los mismos, sino también en un cambio actitudinal y cultural, que modifique la forma en que las personas perciben a la institución y se ven a sí mismas.

Para el rediseño, Nación contrata a un grupo de consultores, a los que se incorporan, a instancias de la entidad sindical, dos agentes de planta permanente del Ministerio provincial, seleccionadas del Cuerpo de Monitores mencionado anteriormente, a efectos de capacitarse y trabajar junto a los consultores.

A Diciembre de 1999, se rediseñaron 25 procesos administrativos, que fueron seleccionados entre los más conflictivos y lentos existentes entre el Ministerio y los docentes. Estos procesos refieren a otorgamiento de licencias, designaciones, renuncias y ceses del personal docente. Se redujeron: -En un 50 % las dependencias involucradas en cada proceso. (Ej.: de 15 a 7 áreas intervinientes); -En un 75 % las tareas inherentes a cada proceso. (Ej.: de 40 a 10 tareas); -En un 98 % la duración de los mismos. (Ej.: de 529 a 13 días promedio). Se capacitaron 500 agentes de la Sede Central, Región IV (Santa Fe) y Región VI (Rosario), en el uso de software de oficina (Windows, Word, Excel e Internet).

Por su parte, la UPCN se hizo cargo de la capacitación de 362 agentes de la Sede Central y la Región IV, mediante talleres que se desarrollaron a lo largo del año 1999, destinados a lograr el apoyo necesario para la tarea de rediseño, logrando la sinergia necesaria para el desarrollo de una estrategia de sensibilización, comunicación y capacitación que permitiera e hiciera posible el cambio cultural necesario para la implementación de nuevos procesos y sistemas informáticos.

En la presentación se detallarán las distintas etapas por las cuales transitó el proyecto, haciendo especial mención a la participación que tuvieron los agentes del Ministerio en el proceso de cambio, el apoyo de las autoridades políticas y la participación directa del Sindicato.