Intercambio de información entre la Presidencia y los órganos de la administración central del Estado

Abstract

Con motivo del crecimiento del volumen de correspondencia, la Presidencia de la República ha elaborado un procedimiento apoyado por una herramienta computacional, denominada "Seguimiento Institucional", que permite derivar electrónicamente la correspondencia al organismo correspondiente, efectuar el seguimiento de las correspondencias derivadas, conocer el estado de sus peticiones, el estado de trámite en que estas se encuentran en los distintos organismos a las que son derivadas y entregar una respuesta en el plazo legal establecido.

El Sistema de Seguimiento Institucional, desarrollado por la Dirección de Informática, tiene por objeto contribuir a facilitar la gestión entre la Presidencia de la República y los Ministerios o Servicios dependientes del Gobierno, a partir de los requerimientos que hacen los ciudadanos a la Presidenta de la República.

Los remitentes de la información (solicitud / requerimiento) son los ciudadanos.

El receptor de la correspondencia (en papel o electrónica) es la Presidencia de la República, a través de su Unidad de Gestión de Correspondencia, la cual a su vez deriva la solicitud a la instancia correspondiente, para su trámite.

Los Ministerios o Servicios son los encargados de dar respuesta a los requerimientos e informar al ciudadano y a la Presidencia de la República acerca de los resultados de la gestión.

El seguimiento institucional lo realiza la Presidencia, hasta obtener la respuesta definitiva o el cierre del caso.

Las necesidades de información y los procedimientos involucrados en su tratamiento fueron desarrollados por la Dirección de Informática, así como la provisión de la Plataforma de Tecnologías de Información y Comunicación. En todas las etapas señaladas hay aplicaciones computacionales que ayudan a mejorar la recepción y el envío de la correspondencia así como el registro, el almacenamiento, el seguimiento y la búsqueda de información relacionada.

Durante el período Marzo a Octubre del presente año, esta herramienta fue implementada en un Plan Piloto en el cual participaron 5 Ministerios. Hoy día están en operación normal 12, de un total de 22. Todo esto en el contexto de la Estrategia Digital Chile 2007-2012.

Para el año 2010 harán uso de esta herramienta la totalidad de los Ministerios para los cual se implementará un Web Service que es un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones. Distintas aplicaciones de software desarrolladas en lenguajes de programación diferentes, y ejecutadas sobre cualquier plataforma, pueden utilizar los servicios web para intercambiar datos en redes como Internet.

Este proceso ha sido normado por el Decreto N§ 81/2004 que establece las características mínimas de interoperabilidad que deben cumplir los documentos electrónicos en su generación, envío, recepción, procesamiento y almacenamiento y entre los órganos de la Administración Central del Estado.